CONTRATAR AUTÔNOMOS
Uma série de precauções na hora de se
utilizar de tais serviços evitam problemas para a contabilidade do condomínio
Ao contratar o serviço de um autônomo, o síndico deve ter os mesmos
cuidados que tem quando contrata uma empresa. Isso porque é comum as relações
com o autônomo serem mais pessoais, o que leva a descuidos, como o de não pedir
os documentos necessários, não negociar o preço pelo serviço incluindo o valor
da retenção, ou não respeitar regras que evitam a caracterização do vínculo
empregatício.
O autônomo, prestador de serviço, é pessoa física que presta serviços em
caráter eventual, por sua própria conta e risco, para o condomínio. Porém, como
segurado obrigatório da Previdência Social, enquadrado na categoria
contribuinte individual, deve proceder a sua inscrição no Regime Geral de
Previdência Social (RGPS). Com esta inscrição, todo o serviço que prestar
obriga a uma retenção de 11% ao INSS pelo tomador do serviço.
A obrigação não é tão recente, mas ainda há quem tenha dificuldades para
lidar com esta demanda. Mesmo quem conta com a ajuda de uma administradora deixa de
cumprir com cuidados simples que podem garantir maior segurança fiscal e
jurídica para o condomínio.
CPF
e PIS do autônomo – Para começar, é fundamental documentar todo o processo.
“O síndico deve pedir os documentos necessários ao prestador do serviço,
pois só com o número de inscrição do CPF e PIS poderá efetuar o recolhimento,
do valor retido, à Previdência Social. O pagamento pelo serviço deverá ser
feito mediante a apresentação de recibo, onde constarão todos os dados sobre o
serviço prestado, como tipo de serviço, valor cobrado e número dos documentos
do autônomo. Depois, as guias pagas e cópias dos recibos devem ser arquivadas
para comprovação futura, sempre que necessário”, orienta o contador Paulo César
Martins Fernandes, que há nove anos está à frente do departamento de
contabilidade de uma grande administradora do Rio de Janeiro.
Atenção
ao negociar preço – É preciso certificar-se de que o autônomo tem conhecimento
de que será descontado em 11%. “Com
frequência recebemos reclamações de prestadores de serviços, que ao chegarem ao
nosso escritório para receber, por exemplo, R$ 1.000,00 brutos, recebem R$
890,00 (1.000,00 – 11%). Nossa orientação é para que ao contratar um autônomo
já informem sobre a retenção, que é obrigatória”, explica. Ele
sugere que se for o caso de uma contratação cujo valor líquido combinado seja
de R$ 1.000,00, deverá ser feito o seguinte cálculo: R$ 1.000,00 / 0,89 = R$
1.123,60. “Assim, sendo o recibo o valor de R$ 1.123,60, brutos, restará
líquido (deduzida a retenção de 11%) a pagar os mesmos mil reais pedidos pelo
autônomo pela execução do serviço”, completa.
Teto
de recolhimento e IR – É preciso checar com o prestador de
serviço se já sofreu retenções, em outros serviços prestados por ele no mês
corrente, que superem o valor de R$ 457,49, que é o limite mensal de retenção
para o INSS. Assim, se o prestador comprovar que já sofreu retenções no valor
acima citado, não caberá retenção. Lembrando que apesar de, neste caso, não
haver retenção, o condomínio continua obrigado a recolher a parte, chamada
patronal, de 20% sobre o valor total do serviço. “É papel do
prestador apresentar comprovação das retenções sofridas no mês”, diz.
O especialista alerta ainda para outra informação importante sobre a
qual os condomínios costumam fazer confusão. “Condomínio tem CNPJ, mas
não tem natureza jurídica”, diz. Por isto, não está obrigado a reter o
Imposto de Renda sobre autônomo. “Sem esta informação, por vezes, vemos
condomínios fazerem a retenção, quando a legislação não exige tal medida. É
mais uma guia, mais um lançamento, mais trabalho desnecessário”, completa.
Patronal:
mais 20% – O condomínio deverá recolher, além do valor retido, também a
contribuição patronal de 20%. Ou seja, recolherá 31% do valor total
combinado pelo serviço.
“Aqui cabe acrescentar que, se a prestação for feita por um
microempreendedor individual, o chamado MEI, a este não caberá a retenção de
INSS. Mas é preciso atenção pois isto só ocorrerá se estes serviços não forem
de hidráulica, eletricidade, pintura, alvenaria,
carpintaria e de manutenção ou reparo de veículos, os quais obrigam à retenção”,
esclarece.
Avaliando apenas preço, o contador sugere considerar se vale contratar
autônomo, ou se não seria melhor optar por uma empresa (autônomo tem
recolhimento de 20% – contribuição patronal – e sobre o valor pago a empresa
não haverá tal recolhimento). Ele deixa claro, porém, que este não deve ser o
único critério de avaliação.
O cuidado visa apenas os aspectos contábeis e jurídicos, mas cabe ao
síndico avaliar, ao selecionar o prestador de serviço, qualidade e
confiabilidade.
“Se o condomínio se assegurar de cumprir com as obrigações legais e a
documentação necessária de todo o processo, estará também garantido,
independente de ser um autônomo ou empresa”, completa.
Evitando
riscos – Rosana Brigagão, síndica do Condomínio Sobre as Ondas, Barra da Tijuca,
zona oeste do Rio de Janeiro, conta que tem o cuidado de documentar todo o
processo de contratação de serviços de autônomos, da mesma forma que faz com as
empresas.
“Tenho administradora, mas diariamente acompanho a movimentação para confirmar se os
valores foram lançados de forma correta e também o cuidado de cobrar o correto
arquivamento de guias de recolhimento e demais obrigações do condomínio.
Afinal, por melhor que seja a empresa, é nosso dever fazer este
acompanhamento”, afirma.
Ao longo dos 13 anos que atua como síndica, diz ter conseguido criar um procedimento
que lhe garante segurança neste tipo de contratação.
“Já apanhei muito, mas a gente aprende no caminhar das administrações.
Hoje só pego autônomo, ou empresa, que tem referência de pessoa amiga”,
destaca.
Além de contar com esta rede de informações, Rosana conta que faz
questão de ir aos locais onde o prestador de serviço já trabalha para conversar
com o síndico.
“Valorizo ainda o que consigo apurar com os porteiros. Eles sempre sabem
de tudo”. Mesmo assim, nenhum acordo é firmado sem que ouça a opinião do
advogado que atende o condomínio. “Procuramos levantar todas as informações
possíveis e só depois levamos à assembleia para a decisão dos condôminos. Eles
não escolhem nada no escuro”, complementa.
Outra medida é a de manter relações longas com bons prestadores de
serviço. “Acabei formando um catálogo. Hoje tenho um pessoal de referência para
cada tipo de serviço de que precisamos no condomínio”, afirma.
Vínculo
empregatício – A iniciativa da síndica é correta e prudente, mas o
contador Paulo César, a partir de sua experiência no contato diário com
síndicos, alerta para que a regularidade não possa ser entendida, ou cobrada,
depois para fins de comprovação de vínculo empregatício. “Na informalidade das
relações com autônomo um risco é o de não respeitar as três “leis” básicas que
caracterizam o vínculo empregatício”, diz.
Autônomo, é o trabalhador que desempenha seu ofício com autonomia, sem
que haja subordinação, podendo livremente adotar procedimentos diversos na
execução do seu trabalho. Diferente do empregado, não está sujeito a um
controle diário de sua jornada de trabalho, bem como não cumpre,
necessariamente, uma quantidade rígida de horas de trabalho.
“Há condomínios que na relação com o autônomo, o coloca para fazer
serviços regulares, cedendo até um quartinho para que ele guarde seus pertences
no condomínio e possa ali descansar. Se ele entrar na Justiça pedindo vínculo,
ganha”, alerta, acrescentando que o prestador de serviço é um profissional e,
por isto, não pode ser dirigido, nem receber ordens de ninguém do condomínio.
“A orientação deve ser dada antes de contratar. Ele também não poderá se
fazer substituir por outra pessoa. Mas, a informação mais importante é a de que
ele não recebe salário, portanto o pagamento deve ser por serviço executado”,
finaliza.
Dicas para a sua contabilidade
·
Contratação de contribuinte individual
Os condomínios que utilizarem os serviços de contribuinte individual
ficam obrigados a reter a contribuição previdenciária desse segurado, mediante
desconto de 11% sobre a remuneração dos serviços prestados, e recolher o valor
arrecadado juntamente com a contribuição a seu cargo, informando na Guia de
Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP) a respectiva
remuneração
·
Alíquota de desconto incidente sobre a remuneração
paga
Por ocasião do pagamento a ser efetuado ao contribuinte individual, a
empresa tomadora do serviço deverá descontar do valor a ser pago, a título de
contribuição social previdenciária, a quantia equivalente à aplicação da alíquota
de 11%, observado o limite máximo do salário de contribuição (R$ 4.159,00)
Exemplo: contribuinte individual (trabalhador autônomo) no mês de
março/2013 prestou serviços no valor de R$ 900,00 à contratante.
- Desconto a título de contribuição previdenciária a ser efetuado pela
contratante: R$ 99,00 (R$ 900,00 x 11%). Além do valor retido (R$ 99,00) o
tomador do serviço recolherá 20% sobre o valor do serviço, neste caso, R$
180,00
·
Prestação de serviços a mais de uma contratante, no
mesmo mês
O contribuinte individual que prestar serviços a mais de uma empresa ou
concomitantemente exercer atividade como segurado empregado, empregado
doméstico ou trabalhador avulso, quando o total das remunerações
recebidas no mês for superior ao limite
máximo do salário de contribuição, deverá, para efeito de controle do limite,
informar o fato à empresa em que isto ocorrer, mediante a apresentação dos
seguintes documentos:
a)comprovante de pagamento fornecido pelas empresas contratantes,
anteriores
b) comprovantes de pagamento das remunerações como segurado empregado, doméstico,
etc.
Cabe observar que, se o prestador de serviços não apresentar o
comprovante de retenção sofrida anteriormente, sofrerá retenção sobre o total
do recibo apresentado, respeitado sempre o limite de R$ 4.159,00.
·
Retenção de imposto de renda na fonte
Os condomínios, por não se caracterizarem como pessoa jurídica, na forma
das legislações civil e fiscal, não estão obrigados a reter o imposto de renda
na fonte quando o cumprimento desta obrigação exigir da fonte pagadora a
condição de pessoa jurídica.
Os condomínios só tem obrigação de reter imposto de renda na fonte,
quando assumem o papel de empregador
·
Vínculo empregatício – Caracterização
Conforme a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), artigo 3º, para a
caracterização do vínculo empregatício, exige-se, dentre outros, os seguintes
requisitos:
a) prestação de serviço de natureza não eventual a empregador;
b) subordinação hierárquica, disciplinar e também técnica
c) pessoalidade – o trabalho só pode ser prestado pelo empregado,
não podendo este fazer-se substituir por outre
d) pagamento de “salário”
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